La inteligencia colaborativa, el reto del futuro

    ¡A Txomin le gustó! Le gustó mucho lo que le planteé. Fue la primera vez que veía en su rostro que sí, que esta vez sí me seguía. Le gustaron las primeras herramientas del entorno colaborativo que propuse utilizar (Doodle, Gmail, Webex, SkyDrive,…). Y además, si no fuera suficiente con eso (me estaba dando con un canto en los dientes) mandó a Joseba que cancelará el billete a Brasil que había comprado para mí y lo cambiará por uno a Milán. ¡Le había encantado mi idea de acudir al fórum!

     Conseguimos establecer una comunicación fiable con Brasil a través de Webex y equilibrar los mayores problemas de producción que había en Brasil, sin causar ninguna cancelación por parte del cliente. Eso sí es trabajo en equipo. Esto nos sirvió para recibir la palmadita de Txomin.

     Además, todas estas herramientas 2.0 me sirvieron para acercarme a Olatz. Llevábamos unos días en los que empezamos a tener algo de comunicación (después de la tempestad, vuelve la calma) y utilicé el Doodle para proponerle tres días para elegir el plan de irnos de cena. Funcionó. El mismo día en el que le comuniqué a Txomin los avances, fuimos a cenar.

     Pero al siguiente día, ya con las fuerzas recuperadas, pensé que era hora de recoger datos e informarme para ir adecuadamente preparado para el SocialBusinessForum2013 que se celebrará del 12 al 13 de Junio en Milán. Por lo que debería de analizar tanto las tendencias como la visión de futuro que manejan los expertos en la materia. Una vez que tenía un pie en el barro, pensé en meter el segundo.

 

      Las tendencias de la empresa de hoy en día se dirigen hacia la inteligencia colectiva y la empresa abierta. La inteligencia colectiva trata de que todos aquellos que componen una compañía aporten su grano de arena en el camino de llegar a la visión y misión de la empresa. Para ello, todas las herramientas de comunicación que he investigado en los anteriores post son una fuente incalculable de ayuda. Pero además, las organizaciones deben estar dispuestas a que esas herramientas 2.0 para el trabajo en equipo se puedan utilizar abiertamente; de ahí el concepto de empresa abierta. 

       ¿Y el futuro? En futuro parece que va marcado hacia la inteligencia colaborativa y la web 3.0, donde el objetivo será ya no solamente aportar tus ideas y compartirlas, sino tener el espacio y la flexibilidad laboral necesaria para poder desarrollarlas. Claro está, con un apoyo incentivador por parte de la compañía hacia esta nueva visión. Para ello, las herramientas 3.0 (también llamada web semántica) tienen en el horizonte llegar a comprender al ser humano basándose en la inteligencia artificial. Así, cada individuo podrá hacerse un lugar local en un mundo global; llámese glocal.

       ¡Ahora sí que sí! Estoy preparado para iniciar mi viaje hacia la capital de la moda mundial. Pero no en busca del glamour de l@s modelos; sino a dirigir mis cinco sentidos hacia un campo al que he apartado muchas veces de mi vida y siempre me termina persiguiendo: el entorno de trabajo. O mejor dicho, el entorno colaborativo.

¡Un rayo de luz!

Una noche más, debido a la presión sufrida en el trabajo me veo incapaz de conciliar el sueño. No sé si todo lo que estoy haciendo sirve para algo. La gran pregunta me ronda por la cabeza: ¿Conseguiré algo creando un entorno colaborativo?

Sin dudar un momento más y sin perder ningún segundo mirando al reloj decido levantarme y buscar empresas que han obtenido resultados positivos para ver si puedo encontrar casos exitosos que me den fuerza para seguir adelante y sean una fuente de inspiración.

Nada más comenzar la búsqueda una noticia consigue que mis ojos somnolientos se abran y me emocione gracias a un mensaje alentador: varias empresas estadounidenses, viendo el éxito y ventajas proporcionadas por Twitter a nivel internacional, se han apuntado al uso de herramientas como el Microblogging.

Y de nuevo, más preguntas en mí cabeza: ¿Microblogging?¿Qué es eso? Por lo que, guiado por mis impulsos, me adentro a descubrir lo que puede ser una solución a los problemas actuales de Urunsael S.coop. El microblogging es un medio de comunicación social, colaborativo, sencillo y dinámico que mejora la comunicación interna haciéndola más dinámica y fluida, con importantes mejoras sobre el resto de servicios del mercado. Permite a los integrantes de la organización estar actualizados con lo que está pasando internamente e interactuar con el resto de usuarios mediante mensajes cortos. Los propios usuarios aportan información relevante para la compañía que queda almacenada y puede ser buscada en cualquier momento.

Además, veo que que puede ser una posible solución para hacer frente a problemas mencionados en el último post. Realmente suena fantástico, pero cuando de verdad me emociono es cuando escucho la experiencia vivida por la Gerente de Marketing y Comunicación en Contact Center Institute, Laia Congost.

                         

Me siento animado con el tema, quiero seguir buscando y buscando, empapándome con experiencias reales. En ese momento es cuando encuentro algo que podría aportar a la organización a nivel de formación y  mejora continua  para un futuro cercano, se trata de una llamada de participación a un forum en donde se tratarán temas como: Collaborative Innovation & Crowdsourcing, Social Intranet, 2.0 & Organization Evolution...

A medida que voy descubriendo más acerca de este tema creo que es algo realmente interesante, puede aportarnos lo que necesitamos, estoy deseando de que amanezca y poder enseñárselo a Txomin. Y sinceramente, espero que los 250€ de la inscripción al evento y el viaje al Milán no supongan un obstáculo para acudir al evento líder europeo sobre empresas sociales e innovación colaborativa.

Eligiendo en un mar de dudas

      Tras haber descrito los problemas de Urunsael y la evolución histórica de las herramientas informáticas en materia de trabajo en equipo, haber visto las diferencias entre la web 1.0 y 2.0, y haber recibido vuestras recomendaciones, me dispongo a definir las líneas maestras de lo que será nuestro entorno de trabajo.

       He buscado en Youtube sobre entornos de trabajo colaborativos y me ha llamado la atención un vídeo promocional de Cisco sobre la construcción de entornos de este tipo. Es lo que yo busco, pero de antes lanzarme comprar sus productos, prefiero indagar en la amplia oferta de la que dispone la web 2.0.

       La web social aporta multitud de herramientas, que, si son debidamente empleadas, podrán eliminar los problemas que tenemos aquí. Partiré de las necesidades de mi empresa para poder elegir las soluciones más adecuadas:

      1) La comunicación no es eficaz.

       Para esto, parece que lo primero sería dotarnos de herramientas de comunicación tanto individuales como colectivos. El correo electrónico es perfecto para lo primero, ya que la comunicación con cualquier usuario es rápida y sencilla, pero, para lo segundo, es odioso: los hilos de los mensajes se acumulan, es imposible encontrar el mensaje más importante que contenía las decisiones que tomamos, los adjuntos se descargan cada vez que quiero visualizarlos...

      Las wikis podrán ayudarnos en esto: son flexibles, son participativos y lo que construimos entre todos ahí se queda, bien ordenado. He indagado, y parece que WikiSpaces es bastante útil; además, permite que lo probemos por coste 0 y contratemos más servicios según nuestras necesidades. En principio, comenzaré por crear uno de prueba.

      Por otro lado, podría probar también cómo funcionan los repositorios de archivos. Aunque algunos prefieran Dropbox o Drive, yo me decido por SkyDrive, de Microsoft, porque, como en la empresa utilizamos el paquete Professional de Microsoft Office, con SkyDrive diferentes usuarios podremos editar un mismo archivo simultáneamente.

      2) Los esfuerzos no se coordinan y hay cierta incompatibilidad en las formas de trabajo.

      La coordinación parece más complicada, y probablemente requerirá de más aplicaciones. Vayamos por partes.

      Los horarios son un problema: 12 horas de diferencia horaria hace que no coincidamos. Doodle como planificador de eventos (para elegir un día y una hora que a todos nos convenga) y Google Calendar como calendario electrónico nos ayudarán, seguro. Habiendo elegido estos productos, me decanto por Gmail para el correo electrónico.

     Además, como apuntaba nuestro buen lector Esteban en uno de sus comentarios, gestores de proyectos como Trello podrían contribuir a que la asignación de tareas fuera más fluida y clara.

      3) El feedback desde Brasil es difuso, y nos es difícil identificar los problemas y tomar medidas para solucionarlos.

     Creo que para valorar las acciones tomadas las reuniones son el mejor lugar. En este aspecto, me surgen más dudas acerca de cómo obrar: ya uso Skype en mi vida cotidiana y es bastante útil, pero no me permite compartir archivos, que los visualicemos todos y anotemos posibles cambios; ConceptBoard sí lo permite, pero WebEx, de Cisco, parece más completo.

      Al igual que con Wikispaces, creo que empezaré por crear la cuenta básica e ir probando. 

      Ya para terminar el blog, me gustaría abrir estas cuestiones a los lectores: ¿Qué os parece mi elección? ¿Qué utilizáis vosotros? ¿Qué le falta a mi 'entorno'? Espero ansioso vuestras aportaciones ;)