¡Un rayo de luz!

Una noche más, debido a la presión sufrida en el trabajo me veo incapaz de conciliar el sueño. No sé si todo lo que estoy haciendo sirve para algo. La gran pregunta me ronda por la cabeza: ¿Conseguiré algo creando un entorno colaborativo?

Sin dudar un momento más y sin perder ningún segundo mirando al reloj decido levantarme y buscar empresas que han obtenido resultados positivos para ver si puedo encontrar casos exitosos que me den fuerza para seguir adelante y sean una fuente de inspiración.

Nada más comenzar la búsqueda una noticia consigue que mis ojos somnolientos se abran y me emocione gracias a un mensaje alentador: varias empresas estadounidenses, viendo el éxito y ventajas proporcionadas por Twitter a nivel internacional, se han apuntado al uso de herramientas como el Microblogging.

Y de nuevo, más preguntas en mí cabeza: ¿Microblogging?¿Qué es eso? Por lo que, guiado por mis impulsos, me adentro a descubrir lo que puede ser una solución a los problemas actuales de Urunsael S.coop. El microblogging es un medio de comunicación social, colaborativo, sencillo y dinámico que mejora la comunicación interna haciéndola más dinámica y fluida, con importantes mejoras sobre el resto de servicios del mercado. Permite a los integrantes de la organización estar actualizados con lo que está pasando internamente e interactuar con el resto de usuarios mediante mensajes cortos. Los propios usuarios aportan información relevante para la compañía que queda almacenada y puede ser buscada en cualquier momento.

Además, veo que que puede ser una posible solución para hacer frente a problemas mencionados en el último post. Realmente suena fantástico, pero cuando de verdad me emociono es cuando escucho la experiencia vivida por la Gerente de Marketing y Comunicación en Contact Center Institute, Laia Congost.

                         

Me siento animado con el tema, quiero seguir buscando y buscando, empapándome con experiencias reales. En ese momento es cuando encuentro algo que podría aportar a la organización a nivel de formación y  mejora continua  para un futuro cercano, se trata de una llamada de participación a un forum en donde se tratarán temas como: Collaborative Innovation & Crowdsourcing, Social Intranet, 2.0 & Organization Evolution...

A medida que voy descubriendo más acerca de este tema creo que es algo realmente interesante, puede aportarnos lo que necesitamos, estoy deseando de que amanezca y poder enseñárselo a Txomin. Y sinceramente, espero que los 250€ de la inscripción al evento y el viaje al Milán no supongan un obstáculo para acudir al evento líder europeo sobre empresas sociales e innovación colaborativa.

Eligiendo en un mar de dudas

      Tras haber descrito los problemas de Urunsael y la evolución histórica de las herramientas informáticas en materia de trabajo en equipo, haber visto las diferencias entre la web 1.0 y 2.0, y haber recibido vuestras recomendaciones, me dispongo a definir las líneas maestras de lo que será nuestro entorno de trabajo.

       He buscado en Youtube sobre entornos de trabajo colaborativos y me ha llamado la atención un vídeo promocional de Cisco sobre la construcción de entornos de este tipo. Es lo que yo busco, pero de antes lanzarme comprar sus productos, prefiero indagar en la amplia oferta de la que dispone la web 2.0.

       La web social aporta multitud de herramientas, que, si son debidamente empleadas, podrán eliminar los problemas que tenemos aquí. Partiré de las necesidades de mi empresa para poder elegir las soluciones más adecuadas:

      1) La comunicación no es eficaz.

       Para esto, parece que lo primero sería dotarnos de herramientas de comunicación tanto individuales como colectivos. El correo electrónico es perfecto para lo primero, ya que la comunicación con cualquier usuario es rápida y sencilla, pero, para lo segundo, es odioso: los hilos de los mensajes se acumulan, es imposible encontrar el mensaje más importante que contenía las decisiones que tomamos, los adjuntos se descargan cada vez que quiero visualizarlos...

      Las wikis podrán ayudarnos en esto: son flexibles, son participativos y lo que construimos entre todos ahí se queda, bien ordenado. He indagado, y parece que WikiSpaces es bastante útil; además, permite que lo probemos por coste 0 y contratemos más servicios según nuestras necesidades. En principio, comenzaré por crear uno de prueba.

      Por otro lado, podría probar también cómo funcionan los repositorios de archivos. Aunque algunos prefieran Dropbox o Drive, yo me decido por SkyDrive, de Microsoft, porque, como en la empresa utilizamos el paquete Professional de Microsoft Office, con SkyDrive diferentes usuarios podremos editar un mismo archivo simultáneamente.

      2) Los esfuerzos no se coordinan y hay cierta incompatibilidad en las formas de trabajo.

      La coordinación parece más complicada, y probablemente requerirá de más aplicaciones. Vayamos por partes.

      Los horarios son un problema: 12 horas de diferencia horaria hace que no coincidamos. Doodle como planificador de eventos (para elegir un día y una hora que a todos nos convenga) y Google Calendar como calendario electrónico nos ayudarán, seguro. Habiendo elegido estos productos, me decanto por Gmail para el correo electrónico.

     Además, como apuntaba nuestro buen lector Esteban en uno de sus comentarios, gestores de proyectos como Trello podrían contribuir a que la asignación de tareas fuera más fluida y clara.

      3) El feedback desde Brasil es difuso, y nos es difícil identificar los problemas y tomar medidas para solucionarlos.

     Creo que para valorar las acciones tomadas las reuniones son el mejor lugar. En este aspecto, me surgen más dudas acerca de cómo obrar: ya uso Skype en mi vida cotidiana y es bastante útil, pero no me permite compartir archivos, que los visualicemos todos y anotemos posibles cambios; ConceptBoard sí lo permite, pero WebEx, de Cisco, parece más completo.

      Al igual que con Wikispaces, creo que empezaré por crear la cuenta básica e ir probando. 

      Ya para terminar el blog, me gustaría abrir estas cuestiones a los lectores: ¿Qué os parece mi elección? ¿Qué utilizáis vosotros? ¿Qué le falta a mi 'entorno'? Espero ansioso vuestras aportaciones ;)

Evolución histórica de las herramientas informáticas para el trabajo en equipo

Un día más tarde, la melodía de un sms sonó en mi móvil, “Hasta mañana” era todo su contenido, y centré la mirada en el reloj de ordenador. Cuatro números: 23:24. ‘“Hasta” y “mañana” contenían el aburrimiento de una espera (la de mi novia, Olatz) eterna y agónica que terminaba no de muy buena manera. Por enésima vez, había prometido a Olatz que llegaría a casa para que pudiéramos preparar juntos una de esas recetas que tanto nos gusta: pizza a la carbonara. Pero el entorno colaborativo al que se refería mi vecino João me empezó a sacar de mis casillas y de mi vida.

El día comenzó con un nuevo reto en la cabeza: probar la comunicación con Brasil con un software libre de videoconferencia. Había quedado con Txomin y Arantxa (técnico auxiliar de producción en la planta de Brasil) a eso de las 18:00 de la tarde (las 14:00 en Brasil) para poner en marcha la primera piedra del entorno colaborativo y aprovechar todas esas ventajas competitivas que el día anterior había interiorizado. Pero no todo podía salir bien. Uno de nuestros clientes más importantes del mercado nacional nos devolvía medio camión de mercancía porque las tolerancias a las que fueron mecanizadas las piezas no eran las adecuadas. Me llevó toda la jornada aderezar este problema (sin tener tiempo para comer), pero llegué a tiempo a la sala de reuniones donde Joseba, el secretario de Txomin, tenía el ordenador y el proyector preparados para la conexión vía internet.

Fue un desastre de sesión. A Arantxa se le veía en el monitor, pero su voz debía de perderse en el ancho océano, puesto que sólo gesticulaba. Además, la imagen se ralentizaba tanto que parecía que tartamudeaba. Hasta que a las 19:30 Txomin se levantó y con mal genio dijo “Josu, ¿Esto es un equipo? ¿Y la comunicación?, en fin, no tengo tiempo para malgastarlo de esta manera” y prosiguió “cuando tengas algo interesante me llamas, sabes lo que significa interesante ¿verdad?”, yo asentí sin fuerzas.

15 minutos después, un trago del aguado café de la máquina del taller bajaba por mi garganta. Entró en mi estomago y como si de un chute de adrenalina se tratase, me hizo jurar que solucionaba el problema de Urunsael S. Coop. o claudicaba para siempre ante Txomin. Entré en mi despacho, me puse delante de ordenador y pasada media hora encontré un artículo que rezaba La evolución de la web 2.0. Y así comencé a leer:

En sus orígenes, la web (Web 1.0) era utilizada por los usuarios para la búsqueda de la información, la cual era compartida por medio de los servidores web. Estos servidores tanto corporativos, de noticias o de información específica, compartían contenidos que no podían ser modificados por el navegante, eran meramente consultivos.

Ahí está Urunsael S. Coop. con unos servidores locales que constituyen un canal de comunicación muy rígido y unidireccional. La palabra clave es la bidireccionalidad. Para ello, ¿Qué posibilidades teníamos?

En la primera fase de su evolución, la de la web 2.0, la red permitía conectar diferentes grupos de usuarios en los cuales los estos podían interaccionar entre ellos o con otros sitios que ofrecían un servicio. Durante esta etapa aparecieron foros de discusión, servicios de compra electrónica, servicios de e-banking,...

“No es suficiente”, me decía a mí mismo.

Pero actualmente el desarrollo ha llegado más allá. La segunda generación de la web es concebida como una plataforma (por ejemplo Google Drive) en la que se distribuyen servicios, construye información,… en la que la interacción entre usuarios es la base en la que se sustenta. Herramientas como las redes sociales o las webs interactivas y visuales buscan ser puntos de encuentro para compartir cualquier tipo de información.

Tutorial de Google Drive (por Jorge Salom).

“Sí, ahora sí” me dije, mientras por mi cabeza pasaban todas esas palabras que día tras día oía en la radio o televisión pero que nunca pensaba que me importaban, al fin y al cabo yo era el jefe de producción (ahora, responsable, según Txomin). Sólo me interesaban los ratios de producción por persona, el tiempo de parada para el mantenimiento o el número de piezas producidas. En tanto en cuanto, me di cuenta de que muchas empresas decían que habían logrado ventajas competitivas con estas herramientas. Para Urunsael S. Coop. el trabajo en equipo era una ventaja competitiva, por lo que necesitaba que un equipo formado por personas ubicadas a casi 8.000 km entre ellas se sintieran cerca; y mi única salida es la web 2.0.

¡Comienza la aventura!

Esta mañana me he topado con la suerte en persona. Según salía apresuradamente de casa -otra vez tarde-, un sonriente João Silva, el vecino del quinto, un hombre realmente conversador, me ha asaltado en el ascensor. Le he comentado que acabo de crear un blog acerca de cómo lograr mantener el trabajo en equipo en las empresas que están en procesos de internacionalización, porque mi empresa se ha encontrado con este problema. Su respuesta ha sido breve pero concisa: “Josu, antes de nada preocúpate de construir un entorno colaborativo”. He fruncido el ceño, “¿de qué habla?”. ¿Qué es un entorno colaborativo? ¿Para qué sirve? ¿Cómo funciona? ¿A quiénes implica?

Nada más llegar a la oficina me he puesto manos a la obra. El entorno de trabajo colaborativo resulta ser el espacio donde se dan las condiciones necesarias para que la colaboración y cooperación entre las personas pueda desarrollarse. En el caso de Usunsael, resulta necesario que este entorno sea gestionado virtualmente, por la distancia con respecto a Brasil.

He podido llegar a comprender que al hablar sobre software colaborativo, João se refería a todos los programas informáticos, aplicaciones, servicios o combinaciones que permiten a varias personas trabajar de forma concurrente en un mismo entorno virtual desde puestos de trabajo situados en lugares diversos, conectados a  través de internet. He podido observar que si consigo construirlo supondrá un cambio radical y revolucionario en la comunicación de información tanto internamente entre los distintos participantes de los equipos de la empresa como externamente, con nuestros clientes. Gracias a esto podremos optimizar el flujo de trabajo y aumentar el rendimiento global de Urunsael S. Coop. Pero no sólo esto, podremos estrechar lazos con nuestros clientes, puesto que podrán tener una visión más sólida de la empresa, obteniendo información sobre marketing, ventas, gerencia, producción, campañas/ofertas, etc.

El objetivo que pretendo alcanzar gracias a esto será el trabajar en grupo con soporte tecnológico, que se presenta como un conjunto de estrategias con el fin de maximizar los resultados y minimizar la pérdida de tiempo e información en beneficio de los objetivos organizacionales.

Todo esto me parecía fascinante (sé que a Txomin le va a encantar), pero necesitaba conocer qué tipo de plataforma podría ser útil, a lo que he descubierto un amplio abanico de opciones, como puede ser el eGroupware. Otro de mis temores se encontraba en cómo me comunicaría con mis compañeros que se encuentran al otro lado del charco, porque a decir verdad nunca me he sentido cómodo con eso de hablar por teléfono, de no poder ver las caras de mis compañeros para poder intuir lo que piensan. Pero he hallado la solución, consiste en utilizar un software de videoconferencias, el cual facilita la integración de grupos de trabajo geográficamente distantes, es decir, de esta manera podremos tener reuniones de trabajo de manera virtual (sin que Txomin tenga que venir hasta aquí para ver mi cara, que se que me echara de menos).

¡Me presento!

Recuerdo perfectamente el día en que Txomin, el gerente de Urunsael S. Coop., mi jefe, entró en mi despacho hace dos semanas y me dijo “Josu, Urunsael se está resquebrajando:  ¡En Brasil hacen lo que les da la gana!”. Podía suponer a qué se refería: desde que Urunsael decidiera expandirse al mercado brasileño, las cosas no han hecho más que empeorar.

Nuestra empresa, hasta hace poco, era una empresa de 40 socios trabajadores, todos nos conocíamos y nos entendíamos; pero hace algunos años empezamos un duro proceso de internacionalización, cuando todo era expandirse por el mundo. Al abrir la planta de Brasilia, perdimos la buena comunicación que tuvimos hasta entonces. No es culpa de la gente, todos son muy profesionales, pero trabajamos de manera diferente. Pronto nos dimos cuenta que eso de la expansión es más que montar plantas productivas en lugares remotos. La empresa es única, y debe seguir siéndolo.

Dejé el bolígrafo –sí, estaba despistado jugando con él–, y me recliné en la silla, desconcertado. “No entienden que en Urunsael las cosas se hagan de esta manera. El responsable de la planta de Brasil me ha retado a que vaya y lo haga yo mismo. Ante eso, el consejo rector me ha respondido que tenemos un plazo de cuatro semanas para  lograr un entorno de trabajo conjunto” –Txomin habla muy bien, le envidio–.

Me habló de unidad, del futuro, de lo grande que es Brasil, de lo bonitas que son sus playas, de rentabilidades, de trabajo en red, de gestión de recursos humanos, de expansión… Cuando terminó, respondí “Impresionante, pero yo soy el jefe de producción de aquí, de Oñati, ¿qué pinto yo ahí?”. “Primero de todo, tu puesto ya no es ‘jefe de’, sino ‘responsable de’. El mundo cambia y no hablamos de jefes ni trabajadores, sino de responsables y equipos: has de coordinar los equipos de allí y de aquí en las fases de producción. Básicamente, hacer de Oñati y Brasil una sola unidad”, dijo sin respirar.

Un reto. ‘Coordinar’, ‘equipos’ y ‘responsables’. Y así me dejó –solo ante el peligro–. “¡Calma Josu!”: en una primera reflexión –andaba avispado aquel día–, identifiqué los problemas que padece Urunsael después de que empezase a internacionalizarse:

1) No logramos transferir el conocimiento de Oñati a Brasil. No nos sentimos unidos, no hay un sentimiento de pertenencia y no trabajamos en equipo.

2) No logramos generar la ventaja competitiva que aquí obtenemos gracias a una buena coordinación del personal. Falla la comunicación: lo que antes se hacía cara a cara o por teléfono, ahora no lo hacemos.

3) El feedback del país de destino es difuso, y no logramos adaptar nuestra forma de trabajar a las exigencias del mercado brasileño. En esencia, la información no llega a los destinos a tiempo.

Pronto confirmé que no andaba despistado, y que no eran problemas exclusivos nuestros.

Mi trabajo es ahora encontrar una solución a estos retos. Y de ahí es precisamente de dónde nace este blog, josutrabajaen2punto0.blogspot.com.es, con una sincera vocación didáctica: para que con vuestra ayuda, lectores míos, podamos encontrar las claves para que todos rememos en la misma dirección. ¡Bienvenidos!