¡Un rayo de luz!

Una noche más, debido a la presión sufrida en el trabajo me veo incapaz de conciliar el sueño. No sé si todo lo que estoy haciendo sirve para algo. La gran pregunta me ronda por la cabeza: ¿Conseguiré algo creando un entorno colaborativo?

Sin dudar un momento más y sin perder ningún segundo mirando al reloj decido levantarme y buscar empresas que han obtenido resultados positivos para ver si puedo encontrar casos exitosos que me den fuerza para seguir adelante y sean una fuente de inspiración.

Nada más comenzar la búsqueda una noticia consigue que mis ojos somnolientos se abran y me emocione gracias a un mensaje alentador: varias empresas estadounidenses, viendo el éxito y ventajas proporcionadas por Twitter a nivel internacional, se han apuntado al uso de herramientas como el Microblogging.

Y de nuevo, más preguntas en mí cabeza: ¿Microblogging?¿Qué es eso? Por lo que, guiado por mis impulsos, me adentro a descubrir lo que puede ser una solución a los problemas actuales de Urunsael S.coop. El microblogging es un medio de comunicación social, colaborativo, sencillo y dinámico que mejora la comunicación interna haciéndola más dinámica y fluida, con importantes mejoras sobre el resto de servicios del mercado. Permite a los integrantes de la organización estar actualizados con lo que está pasando internamente e interactuar con el resto de usuarios mediante mensajes cortos. Los propios usuarios aportan información relevante para la compañía que queda almacenada y puede ser buscada en cualquier momento.

Además, veo que que puede ser una posible solución para hacer frente a problemas mencionados en el último post. Realmente suena fantástico, pero cuando de verdad me emociono es cuando escucho la experiencia vivida por la Gerente de Marketing y Comunicación en Contact Center Institute, Laia Congost.

                         

Me siento animado con el tema, quiero seguir buscando y buscando, empapándome con experiencias reales. En ese momento es cuando encuentro algo que podría aportar a la organización a nivel de formación y  mejora continua  para un futuro cercano, se trata de una llamada de participación a un forum en donde se tratarán temas como: Collaborative Innovation & Crowdsourcing, Social Intranet, 2.0 & Organization Evolution...

A medida que voy descubriendo más acerca de este tema creo que es algo realmente interesante, puede aportarnos lo que necesitamos, estoy deseando de que amanezca y poder enseñárselo a Txomin. Y sinceramente, espero que los 250€ de la inscripción al evento y el viaje al Milán no supongan un obstáculo para acudir al evento líder europeo sobre empresas sociales e innovación colaborativa.

Eligiendo en un mar de dudas

      Tras haber descrito los problemas de Urunsael y la evolución histórica de las herramientas informáticas en materia de trabajo en equipo, haber visto las diferencias entre la web 1.0 y 2.0, y haber recibido vuestras recomendaciones, me dispongo a definir las líneas maestras de lo que será nuestro entorno de trabajo.

       He buscado en Youtube sobre entornos de trabajo colaborativos y me ha llamado la atención un vídeo promocional de Cisco sobre la construcción de entornos de este tipo. Es lo que yo busco, pero de antes lanzarme comprar sus productos, prefiero indagar en la amplia oferta de la que dispone la web 2.0.

       La web social aporta multitud de herramientas, que, si son debidamente empleadas, podrán eliminar los problemas que tenemos aquí. Partiré de las necesidades de mi empresa para poder elegir las soluciones más adecuadas:

      1) La comunicación no es eficaz.

       Para esto, parece que lo primero sería dotarnos de herramientas de comunicación tanto individuales como colectivos. El correo electrónico es perfecto para lo primero, ya que la comunicación con cualquier usuario es rápida y sencilla, pero, para lo segundo, es odioso: los hilos de los mensajes se acumulan, es imposible encontrar el mensaje más importante que contenía las decisiones que tomamos, los adjuntos se descargan cada vez que quiero visualizarlos...

      Las wikis podrán ayudarnos en esto: son flexibles, son participativos y lo que construimos entre todos ahí se queda, bien ordenado. He indagado, y parece que WikiSpaces es bastante útil; además, permite que lo probemos por coste 0 y contratemos más servicios según nuestras necesidades. En principio, comenzaré por crear uno de prueba.

      Por otro lado, podría probar también cómo funcionan los repositorios de archivos. Aunque algunos prefieran Dropbox o Drive, yo me decido por SkyDrive, de Microsoft, porque, como en la empresa utilizamos el paquete Professional de Microsoft Office, con SkyDrive diferentes usuarios podremos editar un mismo archivo simultáneamente.

      2) Los esfuerzos no se coordinan y hay cierta incompatibilidad en las formas de trabajo.

      La coordinación parece más complicada, y probablemente requerirá de más aplicaciones. Vayamos por partes.

      Los horarios son un problema: 12 horas de diferencia horaria hace que no coincidamos. Doodle como planificador de eventos (para elegir un día y una hora que a todos nos convenga) y Google Calendar como calendario electrónico nos ayudarán, seguro. Habiendo elegido estos productos, me decanto por Gmail para el correo electrónico.

     Además, como apuntaba nuestro buen lector Esteban en uno de sus comentarios, gestores de proyectos como Trello podrían contribuir a que la asignación de tareas fuera más fluida y clara.

      3) El feedback desde Brasil es difuso, y nos es difícil identificar los problemas y tomar medidas para solucionarlos.

     Creo que para valorar las acciones tomadas las reuniones son el mejor lugar. En este aspecto, me surgen más dudas acerca de cómo obrar: ya uso Skype en mi vida cotidiana y es bastante útil, pero no me permite compartir archivos, que los visualicemos todos y anotemos posibles cambios; ConceptBoard sí lo permite, pero WebEx, de Cisco, parece más completo.

      Al igual que con Wikispaces, creo que empezaré por crear la cuenta básica e ir probando. 

      Ya para terminar el blog, me gustaría abrir estas cuestiones a los lectores: ¿Qué os parece mi elección? ¿Qué utilizáis vosotros? ¿Qué le falta a mi 'entorno'? Espero ansioso vuestras aportaciones ;)

¿2 punto qué?

Palabras como web 2.0, usuarios, bidireccionalidad, eGroupware...no hacían más que retumbar en mi cabeza. Necesitaba poner mis ideas en orden. Está claro que Urunsael está acusando un cambio más que significante en su rumbo, pero ¿por qué utilizar la web 2.0? ¿qué ventajas aporta?

Anteriormente, he analizado la evolución histórica que ha sufrido la web 2.0 comenzando desde la web 1.0. ¿Pero qué diferencia hay entre los dos? ¿Por qué no se puede utilizar la web 1.0 para trabajar en equipo? A medida que intento buscar soluciones, me surgen más preguntas y cada vez veo más lejos la luz al final del túnel.

Indagando un poco por la nube, por donde se supone que debe estar la web 2.0, he encontrado el siguiente vídeo donde se explica brevemente lo que es tanto la web 1.0 cómo la web 2.0.

En la web 1.0, por lo tanto, se necesita un webmaster que se dedique a publicar, editar... todo lo relacionado con la web y los usuarios son únicamente consumidores pasivos de esa información publicada por el webmaster. La web 2.0, por el contrario, es un entorno colaborativo, sí sí, esa palabra mágica que tanto está sonando últimamente en mi interior: entorno colaborativo, donde los usuarios generan contenidos.

Creo que se me van aclarando las ideas. Con la web 1.0, yo podría contar todo lo que estoy contando a través de este blog si conociera el lenguaje HTML y además, vosotros, mis queridos lectores, no me podríais ayudar. Con la web 2.0, sin embargo, aparte de que no he necesitado aprender ningún lenguaje extraño, se da ese concepto clave que es bidireccionalidad, ya que cualquier usuario de la web puede escribir comentarios dándome consejos o ayudándome.

Cambio de la 1.0 a la 2.0.

¿Cómo no me he podido dar cuenta antes? La web 2.0 me viene que ni pintada ya que en definitiva se basa en la colaboración de diferentes usuarios para lograr los mismo objetivos, esto es, ¡en el trabajo en equipo!

Pero volviendo a las pregunta planteadas al principio, ¿qué ventajas ofrece la web 2.0 a la hora de trabajar en equipo en una empresa u organización?

• Fácil acceso: gracias a Internet, podemos tanto comunicarnos cómo trabajar en conjunto desde diferentes lugares del mundo y desde diferentes ordenadores.
• Ahorro de tiempo: utilizando herramientas como Google Drive en vez de Microsoft Office, sí Drive me ha dejado entusiasmado, podemos trabajar conjuntamente en el mismo archivo mientras que en el otro no.
• Más económico: aunque en la mayoría de los casos los software de web 2.0 sean gratuitos, en caso de que haya que pagar será una cantidad mucho menor que lo que supone hacer llamadas continuas a Brasil o tener nuestra plataforma propia.

La mayor ventaja que supone todo este cambio, sin embargo, es la participación más activa de todos los trabajadores involucrados en un trabajo, que es en definitiva lo que está buscando Txomin.

Hoy creo que voy a dormir mejor que nunca ya que he conseguido aclarar algunas ideas. Además, ya estoy pensando en lo siguiente que voy a analizar; las herramientas en las que nos podemos apoyar para trabajar en equipo. ¡Qué contento se va a poner Txomin cuando le cuente todo esto!

¡Comienza la aventura!

Esta mañana me he topado con la suerte en persona. Según salía apresuradamente de casa -otra vez tarde-, un sonriente João Silva, el vecino del quinto, un hombre realmente conversador, me ha asaltado en el ascensor. Le he comentado que acabo de crear un blog acerca de cómo lograr mantener el trabajo en equipo en las empresas que están en procesos de internacionalización, porque mi empresa se ha encontrado con este problema. Su respuesta ha sido breve pero concisa: “Josu, antes de nada preocúpate de construir un entorno colaborativo”. He fruncido el ceño, “¿de qué habla?”. ¿Qué es un entorno colaborativo? ¿Para qué sirve? ¿Cómo funciona? ¿A quiénes implica?

Nada más llegar a la oficina me he puesto manos a la obra. El entorno de trabajo colaborativo resulta ser el espacio donde se dan las condiciones necesarias para que la colaboración y cooperación entre las personas pueda desarrollarse. En el caso de Usunsael, resulta necesario que este entorno sea gestionado virtualmente, por la distancia con respecto a Brasil.

He podido llegar a comprender que al hablar sobre software colaborativo, João se refería a todos los programas informáticos, aplicaciones, servicios o combinaciones que permiten a varias personas trabajar de forma concurrente en un mismo entorno virtual desde puestos de trabajo situados en lugares diversos, conectados a  través de internet. He podido observar que si consigo construirlo supondrá un cambio radical y revolucionario en la comunicación de información tanto internamente entre los distintos participantes de los equipos de la empresa como externamente, con nuestros clientes. Gracias a esto podremos optimizar el flujo de trabajo y aumentar el rendimiento global de Urunsael S. Coop. Pero no sólo esto, podremos estrechar lazos con nuestros clientes, puesto que podrán tener una visión más sólida de la empresa, obteniendo información sobre marketing, ventas, gerencia, producción, campañas/ofertas, etc.

El objetivo que pretendo alcanzar gracias a esto será el trabajar en grupo con soporte tecnológico, que se presenta como un conjunto de estrategias con el fin de maximizar los resultados y minimizar la pérdida de tiempo e información en beneficio de los objetivos organizacionales.

Todo esto me parecía fascinante (sé que a Txomin le va a encantar), pero necesitaba conocer qué tipo de plataforma podría ser útil, a lo que he descubierto un amplio abanico de opciones, como puede ser el eGroupware. Otro de mis temores se encontraba en cómo me comunicaría con mis compañeros que se encuentran al otro lado del charco, porque a decir verdad nunca me he sentido cómodo con eso de hablar por teléfono, de no poder ver las caras de mis compañeros para poder intuir lo que piensan. Pero he hallado la solución, consiste en utilizar un software de videoconferencias, el cual facilita la integración de grupos de trabajo geográficamente distantes, es decir, de esta manera podremos tener reuniones de trabajo de manera virtual (sin que Txomin tenga que venir hasta aquí para ver mi cara, que se que me echara de menos).