¡Hasta pronto amigos!

Después de vivir las tres semanas más intensas de mi vida, puedo decir que he conseguido lo que me pedía Txomin un 26 de Febrero de 2013. Ese día, Txomin me encomendó la tarea de buscar solución a tres principales problemas que estaba sufriendo Urunsael al iniciar el proceso de internacionalización, que en definitiva se resumen en la necesidad de trabajar en equipo desde diferentes puntos del globo.

Para cumplir con lo que Txomin me pedía, primero necesitaba saber qué era un entorno colaborativo. Gracias a ese encuentro que tuve con João Silva en el ascensor de casa pude saber lo qué significaba. El entorno de trabajo colaborativo resulta ser el espacio donde se dan las condiciones necesarias para que la colaboración y cooperación entre las personas pueda desarrollarse. En el caso de Usunsael, como se quería conseguir el trabajo en equipo desde diferentes lugares del mundo, resultaba necesario que ese entorno fuese gestionado virtualmente.

¿Pero cómo iba a llevar a cabo esa gestión virtual si sacándome del Word 98 me perdía? No me quedó otra que espabilarme y empezar a investigar un poco en Internet. Resulta que desde 1999 estamos en la era del 2.0 y que antes de eso la web era conocida como la Web 1.0. ¡Y yo sin enterarme! En la 1.0, el que llevaba la web era quien editaba y publicaba el contenido y los usuarios únicamente se dedicaban a recibir esa información. Mientras que en su sucesor, los usuarios de la web pueden compartir, opinar y editar la información, siendo perfecto para trabajar en equipo. Además, la llamada Web 2.0 es de fácil acceso, ya que mientras tengamos conexión a Internet, podremos acceder a las herramientas de interés desde cualquier lugar y dispositivo. El poder trabajar en el mismo sitio conjuntamente ahorra tiempo y es más económico. Por último, y lo más importante, permite e impulsa la participación activa de los trabajadores de una organización.

Empezaba a aclararme. Era hora de buscar herramientas que permitan trabajar en equipo. Después de hacer un profundo análisis de las herramientas 2.0 más utilizadas y gracias a vuestros consejos, decidí que empezaría a probar con WikiSpaces y Gmail. La verdad es que el resultado está siendo muy bueno, por lo que estamos planteando introducirnos en el mundo de Zyncro o algo similar. Además, sabemos de otras empresas que han tenido éxito utilizando estas herramientas.

Por último, teniendo en cuenta que todo este mundo de los sistemas de información cambia a velocidad exponencial, he analizado las tendencias que hay respecto a este tema, viendo que están dirigidas a la inteligencia colectiva y la empresa abierta, que se incluyen en la web 3.0.

Con la vigilancia tecnológica que he llevado a cabo durante estas últimas tres semanas, por lo tanto, poco a poco espero que vayamos dando solución a los tres principales problemas que me comentó Txomin.

1. La comunicación entre Oñati y Brasil está mejorando considerablemente y se está empezando a transferir la información. Esto está haciendo que los empleados se sientan más agusto y motivados, facilitando el trabajo en equipo.
2. El personal comienza a estar coordinado gracias a la comunicación 2.0, pero todavía estamos a años luz para que sea nuestra ventaja competitiva. ¡Con un poco de esfuerzo yo creo que lo conseguiremos!
3. El feedback empieza a ser mucho más eficiente entre los dos países gracias a la ayuda de la constante e instantánea comunicación que se mantiene con Brasil, disminuyendo la cantidad de errores y malentendidos.

He vivido momentos muy duros e intensos durante este último mes, pero la satisfacción que ahora tengo supera con creces todo lo sufrido. Espero que de aquí en adelante Urunsael y los sistemas de información vayan de la mano y que esto le traiga más que pequeñas mejoras a la empresa. Gracias a todos vosotros por estar ahí, por dejar vuestras opiniones y consejos, ¡han sido de gran ayuda!

¿2 punto qué?

Palabras como web 2.0, usuarios, bidireccionalidad, eGroupware...no hacían más que retumbar en mi cabeza. Necesitaba poner mis ideas en orden. Está claro que Urunsael está acusando un cambio más que significante en su rumbo, pero ¿por qué utilizar la web 2.0? ¿qué ventajas aporta?

Anteriormente, he analizado la evolución histórica que ha sufrido la web 2.0 comenzando desde la web 1.0. ¿Pero qué diferencia hay entre los dos? ¿Por qué no se puede utilizar la web 1.0 para trabajar en equipo? A medida que intento buscar soluciones, me surgen más preguntas y cada vez veo más lejos la luz al final del túnel.

Indagando un poco por la nube, por donde se supone que debe estar la web 2.0, he encontrado el siguiente vídeo donde se explica brevemente lo que es tanto la web 1.0 cómo la web 2.0.

En la web 1.0, por lo tanto, se necesita un webmaster que se dedique a publicar, editar... todo lo relacionado con la web y los usuarios son únicamente consumidores pasivos de esa información publicada por el webmaster. La web 2.0, por el contrario, es un entorno colaborativo, sí sí, esa palabra mágica que tanto está sonando últimamente en mi interior: entorno colaborativo, donde los usuarios generan contenidos.

Creo que se me van aclarando las ideas. Con la web 1.0, yo podría contar todo lo que estoy contando a través de este blog si conociera el lenguaje HTML y además, vosotros, mis queridos lectores, no me podríais ayudar. Con la web 2.0, sin embargo, aparte de que no he necesitado aprender ningún lenguaje extraño, se da ese concepto clave que es bidireccionalidad, ya que cualquier usuario de la web puede escribir comentarios dándome consejos o ayudándome.

Cambio de la 1.0 a la 2.0.

¿Cómo no me he podido dar cuenta antes? La web 2.0 me viene que ni pintada ya que en definitiva se basa en la colaboración de diferentes usuarios para lograr los mismo objetivos, esto es, ¡en el trabajo en equipo!

Pero volviendo a las pregunta planteadas al principio, ¿qué ventajas ofrece la web 2.0 a la hora de trabajar en equipo en una empresa u organización?

• Fácil acceso: gracias a Internet, podemos tanto comunicarnos cómo trabajar en conjunto desde diferentes lugares del mundo y desde diferentes ordenadores.
• Ahorro de tiempo: utilizando herramientas como Google Drive en vez de Microsoft Office, sí Drive me ha dejado entusiasmado, podemos trabajar conjuntamente en el mismo archivo mientras que en el otro no.
• Más económico: aunque en la mayoría de los casos los software de web 2.0 sean gratuitos, en caso de que haya que pagar será una cantidad mucho menor que lo que supone hacer llamadas continuas a Brasil o tener nuestra plataforma propia.

La mayor ventaja que supone todo este cambio, sin embargo, es la participación más activa de todos los trabajadores involucrados en un trabajo, que es en definitiva lo que está buscando Txomin.

Hoy creo que voy a dormir mejor que nunca ya que he conseguido aclarar algunas ideas. Además, ya estoy pensando en lo siguiente que voy a analizar; las herramientas en las que nos podemos apoyar para trabajar en equipo. ¡Qué contento se va a poner Txomin cuando le cuente todo esto!

Evolución histórica de las herramientas informáticas para el trabajo en equipo

Un día más tarde, la melodía de un sms sonó en mi móvil, “Hasta mañana” era todo su contenido, y centré la mirada en el reloj de ordenador. Cuatro números: 23:24. ‘“Hasta” y “mañana” contenían el aburrimiento de una espera (la de mi novia, Olatz) eterna y agónica que terminaba no de muy buena manera. Por enésima vez, había prometido a Olatz que llegaría a casa para que pudiéramos preparar juntos una de esas recetas que tanto nos gusta: pizza a la carbonara. Pero el entorno colaborativo al que se refería mi vecino João me empezó a sacar de mis casillas y de mi vida.

El día comenzó con un nuevo reto en la cabeza: probar la comunicación con Brasil con un software libre de videoconferencia. Había quedado con Txomin y Arantxa (técnico auxiliar de producción en la planta de Brasil) a eso de las 18:00 de la tarde (las 14:00 en Brasil) para poner en marcha la primera piedra del entorno colaborativo y aprovechar todas esas ventajas competitivas que el día anterior había interiorizado. Pero no todo podía salir bien. Uno de nuestros clientes más importantes del mercado nacional nos devolvía medio camión de mercancía porque las tolerancias a las que fueron mecanizadas las piezas no eran las adecuadas. Me llevó toda la jornada aderezar este problema (sin tener tiempo para comer), pero llegué a tiempo a la sala de reuniones donde Joseba, el secretario de Txomin, tenía el ordenador y el proyector preparados para la conexión vía internet.

Fue un desastre de sesión. A Arantxa se le veía en el monitor, pero su voz debía de perderse en el ancho océano, puesto que sólo gesticulaba. Además, la imagen se ralentizaba tanto que parecía que tartamudeaba. Hasta que a las 19:30 Txomin se levantó y con mal genio dijo “Josu, ¿Esto es un equipo? ¿Y la comunicación?, en fin, no tengo tiempo para malgastarlo de esta manera” y prosiguió “cuando tengas algo interesante me llamas, sabes lo que significa interesante ¿verdad?”, yo asentí sin fuerzas.

15 minutos después, un trago del aguado café de la máquina del taller bajaba por mi garganta. Entró en mi estomago y como si de un chute de adrenalina se tratase, me hizo jurar que solucionaba el problema de Urunsael S. Coop. o claudicaba para siempre ante Txomin. Entré en mi despacho, me puse delante de ordenador y pasada media hora encontré un artículo que rezaba La evolución de la web 2.0. Y así comencé a leer:

En sus orígenes, la web (Web 1.0) era utilizada por los usuarios para la búsqueda de la información, la cual era compartida por medio de los servidores web. Estos servidores tanto corporativos, de noticias o de información específica, compartían contenidos que no podían ser modificados por el navegante, eran meramente consultivos.

Ahí está Urunsael S. Coop. con unos servidores locales que constituyen un canal de comunicación muy rígido y unidireccional. La palabra clave es la bidireccionalidad. Para ello, ¿Qué posibilidades teníamos?

En la primera fase de su evolución, la de la web 2.0, la red permitía conectar diferentes grupos de usuarios en los cuales los estos podían interaccionar entre ellos o con otros sitios que ofrecían un servicio. Durante esta etapa aparecieron foros de discusión, servicios de compra electrónica, servicios de e-banking,...

“No es suficiente”, me decía a mí mismo.

Pero actualmente el desarrollo ha llegado más allá. La segunda generación de la web es concebida como una plataforma (por ejemplo Google Drive) en la que se distribuyen servicios, construye información,… en la que la interacción entre usuarios es la base en la que se sustenta. Herramientas como las redes sociales o las webs interactivas y visuales buscan ser puntos de encuentro para compartir cualquier tipo de información.

Tutorial de Google Drive (por Jorge Salom).

“Sí, ahora sí” me dije, mientras por mi cabeza pasaban todas esas palabras que día tras día oía en la radio o televisión pero que nunca pensaba que me importaban, al fin y al cabo yo era el jefe de producción (ahora, responsable, según Txomin). Sólo me interesaban los ratios de producción por persona, el tiempo de parada para el mantenimiento o el número de piezas producidas. En tanto en cuanto, me di cuenta de que muchas empresas decían que habían logrado ventajas competitivas con estas herramientas. Para Urunsael S. Coop. el trabajo en equipo era una ventaja competitiva, por lo que necesitaba que un equipo formado por personas ubicadas a casi 8.000 km entre ellas se sintieran cerca; y mi única salida es la web 2.0.

¡Comienza la aventura!

Esta mañana me he topado con la suerte en persona. Según salía apresuradamente de casa -otra vez tarde-, un sonriente João Silva, el vecino del quinto, un hombre realmente conversador, me ha asaltado en el ascensor. Le he comentado que acabo de crear un blog acerca de cómo lograr mantener el trabajo en equipo en las empresas que están en procesos de internacionalización, porque mi empresa se ha encontrado con este problema. Su respuesta ha sido breve pero concisa: “Josu, antes de nada preocúpate de construir un entorno colaborativo”. He fruncido el ceño, “¿de qué habla?”. ¿Qué es un entorno colaborativo? ¿Para qué sirve? ¿Cómo funciona? ¿A quiénes implica?

Nada más llegar a la oficina me he puesto manos a la obra. El entorno de trabajo colaborativo resulta ser el espacio donde se dan las condiciones necesarias para que la colaboración y cooperación entre las personas pueda desarrollarse. En el caso de Usunsael, resulta necesario que este entorno sea gestionado virtualmente, por la distancia con respecto a Brasil.

He podido llegar a comprender que al hablar sobre software colaborativo, João se refería a todos los programas informáticos, aplicaciones, servicios o combinaciones que permiten a varias personas trabajar de forma concurrente en un mismo entorno virtual desde puestos de trabajo situados en lugares diversos, conectados a  través de internet. He podido observar que si consigo construirlo supondrá un cambio radical y revolucionario en la comunicación de información tanto internamente entre los distintos participantes de los equipos de la empresa como externamente, con nuestros clientes. Gracias a esto podremos optimizar el flujo de trabajo y aumentar el rendimiento global de Urunsael S. Coop. Pero no sólo esto, podremos estrechar lazos con nuestros clientes, puesto que podrán tener una visión más sólida de la empresa, obteniendo información sobre marketing, ventas, gerencia, producción, campañas/ofertas, etc.

El objetivo que pretendo alcanzar gracias a esto será el trabajar en grupo con soporte tecnológico, que se presenta como un conjunto de estrategias con el fin de maximizar los resultados y minimizar la pérdida de tiempo e información en beneficio de los objetivos organizacionales.

Todo esto me parecía fascinante (sé que a Txomin le va a encantar), pero necesitaba conocer qué tipo de plataforma podría ser útil, a lo que he descubierto un amplio abanico de opciones, como puede ser el eGroupware. Otro de mis temores se encontraba en cómo me comunicaría con mis compañeros que se encuentran al otro lado del charco, porque a decir verdad nunca me he sentido cómodo con eso de hablar por teléfono, de no poder ver las caras de mis compañeros para poder intuir lo que piensan. Pero he hallado la solución, consiste en utilizar un software de videoconferencias, el cual facilita la integración de grupos de trabajo geográficamente distantes, es decir, de esta manera podremos tener reuniones de trabajo de manera virtual (sin que Txomin tenga que venir hasta aquí para ver mi cara, que se que me echara de menos).