Evolución histórica de las herramientas informáticas para el trabajo en equipo

Un día más tarde, la melodía de un sms sonó en mi móvil, “Hasta mañana” era todo su contenido, y centré la mirada en el reloj de ordenador. Cuatro números: 23:24. ‘“Hasta” y “mañana” contenían el aburrimiento de una espera (la de mi novia, Olatz) eterna y agónica que terminaba no de muy buena manera. Por enésima vez, había prometido a Olatz que llegaría a casa para que pudiéramos preparar juntos una de esas recetas que tanto nos gusta: pizza a la carbonara. Pero el entorno colaborativo al que se refería mi vecino João me empezó a sacar de mis casillas y de mi vida.

El día comenzó con un nuevo reto en la cabeza: probar la comunicación con Brasil con un software libre de videoconferencia. Había quedado con Txomin y Arantxa (técnico auxiliar de producción en la planta de Brasil) a eso de las 18:00 de la tarde (las 14:00 en Brasil) para poner en marcha la primera piedra del entorno colaborativo y aprovechar todas esas ventajas competitivas que el día anterior había interiorizado. Pero no todo podía salir bien. Uno de nuestros clientes más importantes del mercado nacional nos devolvía medio camión de mercancía porque las tolerancias a las que fueron mecanizadas las piezas no eran las adecuadas. Me llevó toda la jornada aderezar este problema (sin tener tiempo para comer), pero llegué a tiempo a la sala de reuniones donde Joseba, el secretario de Txomin, tenía el ordenador y el proyector preparados para la conexión vía internet.

Fue un desastre de sesión. A Arantxa se le veía en el monitor, pero su voz debía de perderse en el ancho océano, puesto que sólo gesticulaba. Además, la imagen se ralentizaba tanto que parecía que tartamudeaba. Hasta que a las 19:30 Txomin se levantó y con mal genio dijo “Josu, ¿Esto es un equipo? ¿Y la comunicación?, en fin, no tengo tiempo para malgastarlo de esta manera” y prosiguió “cuando tengas algo interesante me llamas, sabes lo que significa interesante ¿verdad?”, yo asentí sin fuerzas.

15 minutos después, un trago del aguado café de la máquina del taller bajaba por mi garganta. Entró en mi estomago y como si de un chute de adrenalina se tratase, me hizo jurar que solucionaba el problema de Urunsael S. Coop. o claudicaba para siempre ante Txomin. Entré en mi despacho, me puse delante de ordenador y pasada media hora encontré un artículo que rezaba La evolución de la web 2.0. Y así comencé a leer:

En sus orígenes, la web (Web 1.0) era utilizada por los usuarios para la búsqueda de la información, la cual era compartida por medio de los servidores web. Estos servidores tanto corporativos, de noticias o de información específica, compartían contenidos que no podían ser modificados por el navegante, eran meramente consultivos.

Ahí está Urunsael S. Coop. con unos servidores locales que constituyen un canal de comunicación muy rígido y unidireccional. La palabra clave es la bidireccionalidad. Para ello, ¿Qué posibilidades teníamos?

En la primera fase de su evolución, la de la web 2.0, la red permitía conectar diferentes grupos de usuarios en los cuales los estos podían interaccionar entre ellos o con otros sitios que ofrecían un servicio. Durante esta etapa aparecieron foros de discusión, servicios de compra electrónica, servicios de e-banking,...

“No es suficiente”, me decía a mí mismo.

Pero actualmente el desarrollo ha llegado más allá. La segunda generación de la web es concebida como una plataforma (por ejemplo Google Drive) en la que se distribuyen servicios, construye información,… en la que la interacción entre usuarios es la base en la que se sustenta. Herramientas como las redes sociales o las webs interactivas y visuales buscan ser puntos de encuentro para compartir cualquier tipo de información.

Tutorial de Google Drive (por Jorge Salom).

“Sí, ahora sí” me dije, mientras por mi cabeza pasaban todas esas palabras que día tras día oía en la radio o televisión pero que nunca pensaba que me importaban, al fin y al cabo yo era el jefe de producción (ahora, responsable, según Txomin). Sólo me interesaban los ratios de producción por persona, el tiempo de parada para el mantenimiento o el número de piezas producidas. En tanto en cuanto, me di cuenta de que muchas empresas decían que habían logrado ventajas competitivas con estas herramientas. Para Urunsael S. Coop. el trabajo en equipo era una ventaja competitiva, por lo que necesitaba que un equipo formado por personas ubicadas a casi 8.000 km entre ellas se sintieran cerca; y mi única salida es la web 2.0.

¡Comienza la aventura!

Esta mañana me he topado con la suerte en persona. Según salía apresuradamente de casa -otra vez tarde-, un sonriente João Silva, el vecino del quinto, un hombre realmente conversador, me ha asaltado en el ascensor. Le he comentado que acabo de crear un blog acerca de cómo lograr mantener el trabajo en equipo en las empresas que están en procesos de internacionalización, porque mi empresa se ha encontrado con este problema. Su respuesta ha sido breve pero concisa: “Josu, antes de nada preocúpate de construir un entorno colaborativo”. He fruncido el ceño, “¿de qué habla?”. ¿Qué es un entorno colaborativo? ¿Para qué sirve? ¿Cómo funciona? ¿A quiénes implica?

Nada más llegar a la oficina me he puesto manos a la obra. El entorno de trabajo colaborativo resulta ser el espacio donde se dan las condiciones necesarias para que la colaboración y cooperación entre las personas pueda desarrollarse. En el caso de Usunsael, resulta necesario que este entorno sea gestionado virtualmente, por la distancia con respecto a Brasil.

He podido llegar a comprender que al hablar sobre software colaborativo, João se refería a todos los programas informáticos, aplicaciones, servicios o combinaciones que permiten a varias personas trabajar de forma concurrente en un mismo entorno virtual desde puestos de trabajo situados en lugares diversos, conectados a  través de internet. He podido observar que si consigo construirlo supondrá un cambio radical y revolucionario en la comunicación de información tanto internamente entre los distintos participantes de los equipos de la empresa como externamente, con nuestros clientes. Gracias a esto podremos optimizar el flujo de trabajo y aumentar el rendimiento global de Urunsael S. Coop. Pero no sólo esto, podremos estrechar lazos con nuestros clientes, puesto que podrán tener una visión más sólida de la empresa, obteniendo información sobre marketing, ventas, gerencia, producción, campañas/ofertas, etc.

El objetivo que pretendo alcanzar gracias a esto será el trabajar en grupo con soporte tecnológico, que se presenta como un conjunto de estrategias con el fin de maximizar los resultados y minimizar la pérdida de tiempo e información en beneficio de los objetivos organizacionales.

Todo esto me parecía fascinante (sé que a Txomin le va a encantar), pero necesitaba conocer qué tipo de plataforma podría ser útil, a lo que he descubierto un amplio abanico de opciones, como puede ser el eGroupware. Otro de mis temores se encontraba en cómo me comunicaría con mis compañeros que se encuentran al otro lado del charco, porque a decir verdad nunca me he sentido cómodo con eso de hablar por teléfono, de no poder ver las caras de mis compañeros para poder intuir lo que piensan. Pero he hallado la solución, consiste en utilizar un software de videoconferencias, el cual facilita la integración de grupos de trabajo geográficamente distantes, es decir, de esta manera podremos tener reuniones de trabajo de manera virtual (sin que Txomin tenga que venir hasta aquí para ver mi cara, que se que me echara de menos).