Evolución histórica de las herramientas informáticas para el trabajo en equipo

Un día más tarde, la melodía de un sms sonó en mi móvil, “Hasta mañana” era todo su contenido, y centré la mirada en el reloj de ordenador. Cuatro números: 23:24. ‘“Hasta” y “mañana” contenían el aburrimiento de una espera (la de mi novia, Olatz) eterna y agónica que terminaba no de muy buena manera. Por enésima vez, había prometido a Olatz que llegaría a casa para que pudiéramos preparar juntos una de esas recetas que tanto nos gusta: pizza a la carbonara. Pero el entorno colaborativo al que se refería mi vecino João me empezó a sacar de mis casillas y de mi vida.

El día comenzó con un nuevo reto en la cabeza: probar la comunicación con Brasil con un software libre de videoconferencia. Había quedado con Txomin y Arantxa (técnico auxiliar de producción en la planta de Brasil) a eso de las 18:00 de la tarde (las 14:00 en Brasil) para poner en marcha la primera piedra del entorno colaborativo y aprovechar todas esas ventajas competitivas que el día anterior había interiorizado. Pero no todo podía salir bien. Uno de nuestros clientes más importantes del mercado nacional nos devolvía medio camión de mercancía porque las tolerancias a las que fueron mecanizadas las piezas no eran las adecuadas. Me llevó toda la jornada aderezar este problema (sin tener tiempo para comer), pero llegué a tiempo a la sala de reuniones donde Joseba, el secretario de Txomin, tenía el ordenador y el proyector preparados para la conexión vía internet.

Fue un desastre de sesión. A Arantxa se le veía en el monitor, pero su voz debía de perderse en el ancho océano, puesto que sólo gesticulaba. Además, la imagen se ralentizaba tanto que parecía que tartamudeaba. Hasta que a las 19:30 Txomin se levantó y con mal genio dijo “Josu, ¿Esto es un equipo? ¿Y la comunicación?, en fin, no tengo tiempo para malgastarlo de esta manera” y prosiguió “cuando tengas algo interesante me llamas, sabes lo que significa interesante ¿verdad?”, yo asentí sin fuerzas.

15 minutos después, un trago del aguado café de la máquina del taller bajaba por mi garganta. Entró en mi estomago y como si de un chute de adrenalina se tratase, me hizo jurar que solucionaba el problema de Urunsael S. Coop. o claudicaba para siempre ante Txomin. Entré en mi despacho, me puse delante de ordenador y pasada media hora encontré un artículo que rezaba La evolución de la web 2.0. Y así comencé a leer:

En sus orígenes, la web (Web 1.0) era utilizada por los usuarios para la búsqueda de la información, la cual era compartida por medio de los servidores web. Estos servidores tanto corporativos, de noticias o de información específica, compartían contenidos que no podían ser modificados por el navegante, eran meramente consultivos.

Ahí está Urunsael S. Coop. con unos servidores locales que constituyen un canal de comunicación muy rígido y unidireccional. La palabra clave es la bidireccionalidad. Para ello, ¿Qué posibilidades teníamos?

En la primera fase de su evolución, la de la web 2.0, la red permitía conectar diferentes grupos de usuarios en los cuales los estos podían interaccionar entre ellos o con otros sitios que ofrecían un servicio. Durante esta etapa aparecieron foros de discusión, servicios de compra electrónica, servicios de e-banking,...

“No es suficiente”, me decía a mí mismo.

Pero actualmente el desarrollo ha llegado más allá. La segunda generación de la web es concebida como una plataforma (por ejemplo Google Drive) en la que se distribuyen servicios, construye información,… en la que la interacción entre usuarios es la base en la que se sustenta. Herramientas como las redes sociales o las webs interactivas y visuales buscan ser puntos de encuentro para compartir cualquier tipo de información.

Tutorial de Google Drive (por Jorge Salom).

“Sí, ahora sí” me dije, mientras por mi cabeza pasaban todas esas palabras que día tras día oía en la radio o televisión pero que nunca pensaba que me importaban, al fin y al cabo yo era el jefe de producción (ahora, responsable, según Txomin). Sólo me interesaban los ratios de producción por persona, el tiempo de parada para el mantenimiento o el número de piezas producidas. En tanto en cuanto, me di cuenta de que muchas empresas decían que habían logrado ventajas competitivas con estas herramientas. Para Urunsael S. Coop. el trabajo en equipo era una ventaja competitiva, por lo que necesitaba que un equipo formado por personas ubicadas a casi 8.000 km entre ellas se sintieran cerca; y mi única salida es la web 2.0.

¡Me presento!

Recuerdo perfectamente el día en que Txomin, el gerente de Urunsael S. Coop., mi jefe, entró en mi despacho hace dos semanas y me dijo “Josu, Urunsael se está resquebrajando:  ¡En Brasil hacen lo que les da la gana!”. Podía suponer a qué se refería: desde que Urunsael decidiera expandirse al mercado brasileño, las cosas no han hecho más que empeorar.

Nuestra empresa, hasta hace poco, era una empresa de 40 socios trabajadores, todos nos conocíamos y nos entendíamos; pero hace algunos años empezamos un duro proceso de internacionalización, cuando todo era expandirse por el mundo. Al abrir la planta de Brasilia, perdimos la buena comunicación que tuvimos hasta entonces. No es culpa de la gente, todos son muy profesionales, pero trabajamos de manera diferente. Pronto nos dimos cuenta que eso de la expansión es más que montar plantas productivas en lugares remotos. La empresa es única, y debe seguir siéndolo.

Dejé el bolígrafo –sí, estaba despistado jugando con él–, y me recliné en la silla, desconcertado. “No entienden que en Urunsael las cosas se hagan de esta manera. El responsable de la planta de Brasil me ha retado a que vaya y lo haga yo mismo. Ante eso, el consejo rector me ha respondido que tenemos un plazo de cuatro semanas para  lograr un entorno de trabajo conjunto” –Txomin habla muy bien, le envidio–.

Me habló de unidad, del futuro, de lo grande que es Brasil, de lo bonitas que son sus playas, de rentabilidades, de trabajo en red, de gestión de recursos humanos, de expansión… Cuando terminó, respondí “Impresionante, pero yo soy el jefe de producción de aquí, de Oñati, ¿qué pinto yo ahí?”. “Primero de todo, tu puesto ya no es ‘jefe de’, sino ‘responsable de’. El mundo cambia y no hablamos de jefes ni trabajadores, sino de responsables y equipos: has de coordinar los equipos de allí y de aquí en las fases de producción. Básicamente, hacer de Oñati y Brasil una sola unidad”, dijo sin respirar.

Un reto. ‘Coordinar’, ‘equipos’ y ‘responsables’. Y así me dejó –solo ante el peligro–. “¡Calma Josu!”: en una primera reflexión –andaba avispado aquel día–, identifiqué los problemas que padece Urunsael después de que empezase a internacionalizarse:

1) No logramos transferir el conocimiento de Oñati a Brasil. No nos sentimos unidos, no hay un sentimiento de pertenencia y no trabajamos en equipo.

2) No logramos generar la ventaja competitiva que aquí obtenemos gracias a una buena coordinación del personal. Falla la comunicación: lo que antes se hacía cara a cara o por teléfono, ahora no lo hacemos.

3) El feedback del país de destino es difuso, y no logramos adaptar nuestra forma de trabajar a las exigencias del mercado brasileño. En esencia, la información no llega a los destinos a tiempo.

Pronto confirmé que no andaba despistado, y que no eran problemas exclusivos nuestros.

Mi trabajo es ahora encontrar una solución a estos retos. Y de ahí es precisamente de dónde nace este blog, josutrabajaen2punto0.blogspot.com.es, con una sincera vocación didáctica: para que con vuestra ayuda, lectores míos, podamos encontrar las claves para que todos rememos en la misma dirección. ¡Bienvenidos!